200+ თანამშრომელი, რამდენიმე ფილიალი, ერთი HR სისტემა - როგორ მართოს Retail ქსელმა HR პროცესები

Tamar Bosikashvili
2 days ago
2 min read

თუ retail ქსელს მართავთ, ეს სცენარი ალბათ თქვენთვისაც ნაცნობია: რამდენიმე ფილიალი, 200+ თანამშრომელი, მუდმივად ცვლადი გრაფიკები და HR გუნდი, რომელიც ყველაფრის Excel-ში მართვას ცდილობს.

ცვლების გრაფიკი ერთ ფაილშია. შვებულებები - მეორეში. Payroll - მესამეში. დროის აღრიცხვა კი ხშირად ფურცლებზე ან სხვადასხვა Excel-ში ინახება.

შედეგი?

ხელით გადასამოწმებელი მონაცემები
დაგვიანებული Payroll
დაკარგული ინფორმაცია
და HR გუნდი, რომელიც სტრატეგიული ამოცანების ნაცვლად რუტინაზე ხარჯავს დროს

რეალური გამოწვევა პროცესებისა და ინსტრუმენტების ფრაგმენტაციაა.

სად იკარგება რესურსი retail HR-ში

Payroll-ის ხელით დათვლა

Retail-ში Payroll ხშირად ყველაზე შრომატევადი პროცესია. საათობრივ კონტრაქტზე მომუშავე თანამშრომლები, ბონუსები გაყიდვების მიხედვით, ზეგანაკვეთური, სხვადასხვა ცვლები - ყველაფერი ერთმანეთთანაა დაკავშირებული.როცა ეს ყველაფერი Excel-ზეა დამოკიდებული, ერთი შეცდომაც კი საკმარისია, რომ მთელი პროცესი შეფერხდეს.

შვებულებები და ბიულეტენები

ბევრ კომპანიაში მოთხოვნები ისევ ფურცლებით ან ელფოსტით იგზავნება. HR-ს უწევს ყველაფრის ხელით გადატანა ცხრილებში, თანამშრომლებს კი ხშირად დამატებით უწევთ გადამოწმება თუ რამდენი დღე დარჩათ.

დროის აღრიცხვა სხვადასხვა ფაილში

თითო ფილიალი ცალკე Excel-ის ცხრილში იმართება. რეპორტინგი ნიშნავს ფაილების შეგროვებას, ფორმულების გადამოწმებას და მონაცემების ხელით გაერთიანებას. ამ ყველაფერს მიაქვს დრო და საბოლოო სურათიც ხშირად დაგვიანებულია.

დოკუმენტბრუნვა და ვიზირება

ხელშეკრულებები, პირობის ცვლილებები, თითოეულ პროცესებზე თანხმობის მიღება → ყველაფერი თუ ფურცლებზეა, პროცესი ავტომატურად ნელდება.

HR სისტემა retail ქსელისთვის

Payroll-ის ავტომატიზაცია

ცვლების მონაცემები პირდაპირ Payroll-ში გადადის. ხელფასები, ბონუსები, დანამატები და დაქვითვები ავტომატურად ითვლება ერთ სისტემაში.

ცვლების მართვა ერთ სივრცეში

დღის, საღამოს და შერეული ცვლები სისტემაში იგეგმება. ცვლილებები სწრაფად აისახება, დროის აღრიცხვა კი რეალურ დროში ხდება.

თვითმომსახურების პორტალი თანამშრომლებისთვის

თანამშრომელი თავად ხედავს:

შვებულების ბალანსს
ცვლების გრაფიკს
ხელფასის უწყისს

მოთხოვნების გაგზავნა და დამტკიცებაც სისტემიდან ხდება.

ერთიანი ანალიტიკა ფილიალების მიხედვით

მენეჯმენტი რეალურ დროში ხედავს:

Payroll ხარჯებს
ფილიალების სტატუსს
ცვლების დატვირთვას
HR მონაცემებს ერთ სივრცეში

Vaporia - 200+ თანამშრომელი და სრულად ციფრული HR პროცესები

Vaporia საქართველოში ერთ-ერთი ყველაზე დიდი ვეიპ-მაღაზიების ქსელია, რამდენიმე ფილიალით და 200-ზე მეტი თანამშრომლით. კომპანიის HR გუნდი პროცესებს Excel-ში მართავდა, რაც ყოველდღიურად უფრო დიდ დროს და რესურსს მოითხოვდა.

რა იყო მთავარი გამოწვევა

Payroll ხელით ითვლებოდა
შვებულებები და ბიულეტენები ფურცლებით იმართებოდა
დროის აღრიცხვა სხვადასხვა Excel-ში იყო გაფანტული
დოკუმენტბრუნვა ნელდებოდა

რა გაკეთდა

Aisitec HR-ის 7 მოდული ეტაპობრივად დაინერგა:

HR ადმინისტრირება
ელექტრონული დოკუმენტბრუნვა და ვიზირება
Payroll
ცვლები და დროის აღრიცხვა
თვითმომსახურების პორტალი
ანალიტიკა

რა შეიცვალა

Payroll ავტომატიზდა და ხელით დათვლის საჭიროება პრაქტიკულად გაქრა. შვებულებები და დოკუმენტბრუნვა სრულად გაციფრულდა. HR გუნდმა კი დროის დიდი ნაწილი რუტინული პროცესების ნაცვლად უფრო მნიშვნელოვან ამოცანებზე გადაიტანა. ყველაზე მნიშვნელოვანი ცვლილება იყო ის, რომ თანამშრომლები, საათები, ხელფასები და დოკუმენტები ახლა ერთ სისტემაშია გაერთიანებული.

რას ნიშნავს ეს თქვენი Retail ქსელისთვის

Retail ბიზნესში ძირითადი HR გამოწვევები თითქმის ყველგან მსგავსია:

Payroll
ცვლები
შვებულებები
ანგარიშგება

როცა HR გუნდი ნაკლებ დროს ხარჯავს მონაცემების გადამოწმებაზე, მეტი დრო რჩება ადამიანებზე, განვითარებაზე და ბიზნესის ზრდაზე. Aisitec HR-ს უკვე იყენებენ საქართველოს ლიდერი კომპანიები.

მზად ხართ ნახოთ, როგორ იმუშავებს HR სისტემა თქვენი კომპანიისთვის? დაჯავშნეთ 45-წუთიანი დემო შეხვედრა.