როგორ მართოს სასტუმრომ 200+ თანამშრომლის HR პროცესები ერთი სისტემიდან

Tamar Bosikashvili
Jun 2
3 min read

HR პლატფორმა ჰოსფითალითი, სასტუმრო სექტორისთვის — Aisitec HR Platform/Software for Hotels

როცა სასტუმრო 24/7 მუშაობს, HR პროცესებიც იმავე ტემპს უნდა მიჰყვებოდეს. სასტუმროს მიმღები (ადმინისტრაცია) არასდროს ჩერდება, სამზარეულო გვიანობამდე მუშაობს, housekeeping და front office სხვადასხვა ცვლებში არიან გადანაწილებული. ასეთ გარემოში Excel-ით პროცესების მართვა ძალიან სწრაფად იქცევა ყოველდღიურ ქაოსად.შედეგიც ლოგიკურია: არასწორად დათვლილი საათები, დაკარგული ზეგანაკვეთური საათები, დაგვიანებული Payroll და შვებულების მოთხოვნები, რომლებიც ელფოსტებში ან ფურცლებში იკარგება. HR გუნდი კი დროის დიდ ნაწილს რეალური პრობლემების ნაცვლად მონაცემების გადამოწმებაში ხარჯავს.

4 მთავარი გამოწვევა, რომელსაც სასტუმროებში ყველაზე ხშირად ვხვდებით

1. ცვლების რთული დაგეგმვა

დღის, ღამის და შერეული ცვლები, უქმეები, ღამის საათების კოეფიციენტები, ბოლო წუთს თანამშრომლის ჩანაცვლება → ხშირად ეს ყველაფერი სხვადასხვა Excel ფაილში ინახება. რაც მეტი ცხრილია, მით მეტია შეცდომის რისკი.

2. Payroll სხვადასხვა ცვლადით

საათობრივი ანაზღაურება, ღამის დანამატები, ზეგანაკვეთური, ბონუსები დატვირთულობის მიხედვით → თვის ბოლოს ფინანსურ გუნდს ხშირად ყველაფრის ხელით გადათვლა უწევს, რადგან ინფორმაცია ერთ სივრცეში არ არის გაერთიანებული.

3. შვებულებები და ბიულეტენები ზაფხულის დროს

ზაფხულში ან დატვირთულ პერიოდში შვებულების მოთხოვნები მკვეთრად იზრდება.ვის რამდენი დღე დარჩა? ვინ ანაცვლებს? ვინ დაამტკიცა მოთხოვნა?როცა პროცესი ელფოსტებით და ფურცლებით იმართება, ყველაფერი ნელდება და ინფორმაცია მარტივად იკარგება.

4. რამდენიმე ფილიალის ერთდროულად მართვა

თუ სასტუმროს რამდენიმე ობიექტი ან ბრენდი აქვს, HR პროცესები კიდევ უფრო რთულდება. თითოეულ ფილიალს საკუთარი ფაილი, ფორმატი და რეპორტი აქვს, საბოლოო სურათის დანახვა კი დიდ დროს მოითხოვს.ხშირად, სანამ ანგარიში მზადდება, მონაცემები უკვე შეცვლილია.

რას ცვლის თანამედროვე HR სისტემა სასტუმროში

სასტუმროს HR სისტემა იმავე სისწრაფით უნდა მუშაობდეს, რა სისწრაფითაც ოპერაციები მიმდინარეობს.

ცვლების ავტომატური დაგეგმვა

გრაფიკები წინასწარ განსაზღვრული წესებით იგეგმება. ცვლილებები რეალურ დროში აისახება, ხოლო ღამის და ზეგანაკვეთური საათები ავტომატურად ითვლება შესაბამისი კოეფიციენტებით.დროის აღრიცხვა შესაძლებელია QR კოდით ან სხვა მოწყობილობებთან ინტეგრაციით - ინფორმაცია სისტემაში მაშინვე ხვდება.

Payroll, რომელიც მონაცემებს თავად იღებს

ნამუშევარი საათები ავტომატურად გადადის Payroll-ში. ხელფასები, დანამატები და დაქვითვები სისტემაში ითვლება, ფინანსურ გუნდს კი აღარ უწევს Excel-ის ფორმულების ხელით გადამოწმება.

ელექტრონული შვებულებები და დამტკიცება

თანამშრომელი მოთხოვნას თვითმომსახურების პორტალიდან აგზავნის.მენეჯერი შეტყობინებას იღებს და მოთხოვნას რამდენიმე წამში ამტკიცებს.

ყველა თანამშრომელი ხედავს აქტუალურ შვებულების ბალანსს.

რეალურ დროში ანალიტიკა

მენეჯმენტი ერთ სივრცეში ხედავს:

ცვლების სტატუსს
Payroll ბიუჯეტს
თანამშრომელთა გადინებას
ოპერაციულ მაჩვენებლებს

და ეს ყველაფერი რეალურ დროში აისახება, არა გასული თვის ანგარიშებში.

როგორ გააერთიანა Telegraph სასტუმრომ 400+ თანამშრომლის HR პროცესები ერთ სისტემაში

Case Study: The Telegraph Hotel HR Processes Digitized by Aisitec HR Software

Telegraph Hotel რეგიონის პირველი სასტუმროა, რომელიც The Leading Hotels of the World-ის წევრი გახდა.239 ნომერი, 400-ზე მეტი თანამშრომელი და 24/7 ოპერაციები.

რა იყო მთავარი გამოწვევა

სამუშაო საათები ხელით აღირიცხებოდა
ინფორმაცია სხვადასხვა Excel ფაილში იყო გაფანტული
რეპორტინგი დიდ დროს მოითხოვდა
დოკუმენტბრუნვა არასტრუქტურირებული იყო

ყველაზე დიდი გამოწვევა ერთი ცენტრალიზებული სივრცის არქონა იყო, სადაც HR მონაცემები ერთად იქნებოდა თავმოყრილი.

გადაწყვეტა

Telegraph-მა დანერგა Aisitec HR-ის 6 მოდული:

HR ადმინისტრირება
ელექტრონული დოკუმენტბრუნვა და ვიზირება
ფეიროლის მოდული
ცვლები და დროის აღრიცხვა
თვითმომსახურების პორტალი
ანალიტიკა და ანგარიშგება
ინტეგრაცია თანამშრომლების ფასდაკლებების სისტემებთან

რა შეიცვალა

თანამშრომლები, სამუშაო საათები, ხელფასები და დოკუმენტები ერთ სისტემაში გაერთიანდა.
Payroll, დროის აღრიცხვა და რეპორტინგი ავტომატიზდა, ხოლო ქაღალდზე დამოკიდებული პროცესები პრაქტიკულად გაქრა.
მენეჯმენტს ახლა რეალურ დროში აქვს წვდომა იმ მონაცემებზე, რომლის მისაღებად ადრე დღეები იყო საჭირო.

„ყველა HR ინფორმაცია ერთ სივრცეშია, რაც სამუშაო პროცესებს მნიშვნელოვნად ამარტივებს. როგორც მენეჯმენტს, ისე თანამშრომლებს, სწრაფად აქვთ წვდომა მათთვის საჭირო ინფორმაციაზე.“ — HR გუნდი, Telegraph Hotel

რას ნიშნავს ეს თქვენი სასტუმროსთვის

Telegraph-ის case study გამონაკლისი არ არის. სასტუმროებში HR გამოწვევები თითქმის ყველგან მსგავსია: განსხვავდება მხოლოდ გუნდის და ოპერაციების მასშტაბი.ცვლები, Payroll, შვებულებები და ანგარიშგება სწორედ ის პროცესებია, რომლებიც განსაზღვრავს:

რამდენ დროს ხარჯავს HR გუნდი რუტინულ დავალებებზე
რამდენად სწრაფად მუშაობს ოპერაცია
და რამდენი დრო რჩება სტრატეგიულ საკითხებზე

Aisitec HR-ის 7 მოდული ამ ყველაფერს ერთ პლატფორმაში აერთიანებს. სისტემას უკვე იყენებენ წამყვანი სასტუმროები, მათ შორის Radisson Blu Iveria და Silk Hospitality.