HR პროცესების უხილავი ხარჯი: სად იკარგება ფული ავტომატიზაციამდე

Aisitec HR & Payroll - პლატფორმა, რომელიც ადამიანს ემსახურება, და არა პირიქით

HR პროცესების უხილავი ხარჯი: სად იკარგება ფული ავტომატიზაციამდე

HR პროცესების უხილავი ხარჯი ის დროა, რომელსაც გუნდი ყოველთვიურად ხარჯავს შეცდომების გასწორებაზე, ვიზირების დევნასა და უკვე არსებული ინფორმაციის ხელახლა შეყვანაზე. EY-ის გამოთვლით, ერთი მანუალურად შეყვანილი ჩანაწერი კომპანიას საშუალოდ 4.86 დოლარი უჯდება. ბიუჯეტში ეს არ აისახება, რადგან ხარჯი გუნდის სხვადასხვა წევრზეა გადანაწილებული.როდესაც HR პროცესები ელფოსტით, Excel-ით და WhatsApp-ით იმართება, ყველაფერი თითქოს მუშაობს. ხელფასები ირიცხება, შვებულებები გაიცემა, ხელშეკრულებებს ბოლოს მაინც აწერენ ხელს. 

---

რატომ ვერ ხედავს ამ ხარჯს ბიუჯეტი?

იმიტომ, რომ მგავს ხარჯებზე ინვოისს არავინ გამოწერს ხოლმე. Excel „უფასოა."ელფოსტა „უფასოა."WhatsApp “უფასოა.” ფასი მალულად ითვლება: HR სპეციალისტის 40 წუთი ვიზირების სტატუსის გარკვევაზე, ბუღალტრის რამდენიმე საათი თვეში არასწორი ფორმულის ძებნაზე, და ა.შ. EY-ის კვლევით ერთი მანუალური ჩანაწერი საშუალოდ 4.86 დოლარი ღირს. ახლა გაამრავლეთ ეს რიცხვი იმ ჩანაწერების რაოდენობაზე, რომელიც გუნდს თვეში შეაქვს: ახალი თანამშრომლები, ცვლილებები ხელფასებში, შვებულებები, ზეგანაკვეთური. SHRM-ის State of the Workplace კვლევა ამბობს, რომ HR პროფესიონალები დროის 57%-ს ადმინისტრაციულ დავალებებზე ხარჯავენ. ეს ის დროა, რომელშიც კომპანია ხელფასს იხდის, სტრატეგიულ შედეგს კი ვერ იღებს.

---

სად იკარგება საათები: 3 ნაცნობი სცენარი

პირველი: ხელშეკრულება ვიზირებაზეა გაშვებული ელფოსტით. მეილი ინბოქსში “გაიჭედა”, სტატუსი არავინ იცის, HR ხელახლა აგზავნის და ელოდება. მეორე: ცვლების მონაცემი ერთ ფაილშია, ხელფასები მეორეში. ერთმა გამოტოვებულმა მონაცემმა ან არასწორმა ფორმულამ მთელი თვის ინფორმაცია გადაათვლევინა. ცვლების თვიური გრაფიკის აწყობა Excel-ში 2 დღეს ითვლის. მესამე: შვებულების მოთხოვნა WhatsApp-ში ჩაიკარგა, ბალანსი არავინ იცის ზუსტად და თანამშრომელი ისევ HR-ს ურეკავს.

სამივე სცენარში სამუშაო სრულდება. უბრალოდ ორჯერ ან სამჯერ მეტი დროით ვიდრე საჭიროა. როგორ დაითვალო კომპანიის უხილავი ხარჯი?

სამი ნაბიჯი საკმარისია. ჩამოწერეთ ყველა HR პროცესი, რომელიც ელფოსტით, Excel-ით ან მესენჯერით იმართება. ჰკითხეთ საქმეში თითოეულ ჩართულ ადამიანს, კვირაში რამდენ საათს ხარჯავენ მათზე, შეცდომების გასწორების ჩათვლით. გაამრავლეთ ეს საათები საათობრივ ანაზღაურებაზე და მიიღებთ თვიურ ციფრს. ამ რიცხვში ჯერ არ შედის ყველაზე ძვირი რისკი: შრომის კანონმდებლობასთან შეუსაბამობა. არასწორად დათვლილი ზეგანაკვეთური ან დაუფიქსირებელი ღამის საათები აუდიტის დროს ჯარიმად ბრუნდება.

---

რას ცვლის ერთი HR პლატფორმა

მაგალითად ზემოთ მოცემულ 3 პროცესში, როდესაც თანამშრომლის ცვლები ფიქსირდება და ხელფასი ამ მონაცემზე ავტომატურად ითვლება, ზეგანაკვეთური და ღამის საათები შესაბამისი კოეფიციენტებით ნაზღაურდება, დადასტურების პროცესები გვიანდება, სისტემა თავად ახსენებს მომხმარებელს აქტივობას, შვებულების ბალანსს თანამშრომელი თავად ხედავს თავის პორტალში და ა.შ. ერთი რამ არ იცვლება: გადაწყვეტილებას ისევ HR მენეჯერი იღებს. პლატფორმას მიაქვს მხოლოდ ის ნაწილი, რომელსაც უამრავი დრო სჭირდება: დათვლა, შეხსენება, სტატუსის დევნა, მონაცემის გადატანა. Aisitec HR სწორედ ამ პრობლემის მოსაგვარებლად შევქმენით. მუდმივად ვხედავდით HR გუნდებს, რომლებიც ადმინისტრაციულ რუტინაში ეფლობოდნენ და აღარ რჩებოდათ დრო იმ სამუშაოსთვის, რომელიც კომპანიას რეალურად ავითარებს. დღეს პლატფორმას Telegraph Hotel, Radisson Blu Iveria, Direct Debit Georgia, Vaporia, Orient Logic და სხვა წამყვანი კომპანიები იყენებენ.

Direct Debit Georgia-ს HR მენეჯერი - აღნიშნავს, რომ დანერგვამ შიდა პროცესები გაამარტივა, ხარჯი შეამცირა და გამოთავისუფლებული დრო გუნდს სტრატეგიულ ამოცანებზე გადაანაწილებინა. Vaporia-ს HR მენეჯერის -აკვირვებით კი თვითმომსახურების დანერგვას თანამშრომლების მხრიდან ყველაზე დიდი კმაყოფილება მოჰყვა: ისინი საკუთარ მონაცემებზე თავად წვდებიან და ინფორმაციას მენეჯმენტს პირდაპირ უზიარებენ.

---

რამდენ ხანში ინერგება HR პლატფორმა?

პლატფორმაზე წვდომა ხელშეკრულების ხელმოწერისთანვე იხსნება. კომპანიის პროცესების შესახებ ინფორმაციის მოგროვება და პლატფორმის კონფიგურაცია შესაძლოა ერთი კვირა გაგრძელდეს. თუ საჭიროა არსებული მონაცემების ავტომატური მიგრაცია აისიტექის სისტემაში, მაშინ ეს დრო დამოკიდებულია კლიენტ კომპანიაზე, რამდენად დროულად მოაწვდიან დასაიმპორტებელ ინფორმაციას. ჩვენი გამოცდილებით, ზემოთ აღნიშნული პროცესი დაახლოებით ერთ თვეს მოიცავს. ასევე ამ დროში შედის 6-საათიანი უფასო ტრენინგები HR გუნდისთვის და მხარდაჭერა მთელი პერიოდის განმავლობაში. მეორე თვიდან გუნდი ყველა გაციფრულებულ პროცესს დამოუკიდებლად მართავს.დანერგვა მოდულების მიხედვით, ეტაპობრივადაც შესაძლებელია. ეს ამცირებს ცვლილების მართვის რისკს: იწყებ იმ მოდულით, სადაც ყველაზე მეტი დრო გეკარგება, დანარჩენს კი ეტაპობრივად ამატებთ.

---

ხშირად დასმული კითხვები

რა არის HR პროცესების ავტომატიზაცია? - HR პროცესების ავტომატიზაცია ნიშნავს, რომ რუტინული ოპერაციები, ხელფასების გათვლა, დროის აღრიცხვა, ვიზირება და შვებულებების ადმინისტრირება, ერთ პლატფორმაში გადადის. მონაცემი ერთხელ შეგყავს და პლატფორმა თავად ითვლის, გახსენებს და ანაწილებს. გადაწყვეტილებებს ისევ HR მენეჯერი იღებს.

რით განსხვავდება HR პლატფორმა Excel-ისგან? - Excel ანალიზისთვის შექმნილი ხელსაწყოა და არა მუდმივად ცვალებადი HR მონაცემების სამართავი პლატფორმა. ერთი არასწორი დაწკაპუნება ფორმულებს აზიანებს და მთელი თვის გათვლას აფუჭებს. Aisitec HR მონაცემებს უსაფრთხოდ ინახავს, გათვლებს ავტომატურად ასრულებს .

რამდენ ხანში ინერგება Aisitec HR? - დანერგვას ერთი თვე სჭირდება: მონაცემების მიგრაცია, ბიზნეს ლოგიკაზე მორგებული კონფიგურაცია, 6-საათიანი უფასო ტრენინგები და მხარდაჭერა მთელი პროცესის განმავლობაში. მეორე თვიდან HR გუნდი პროცესებს დამოუკიდებლად მართავს. მოდულების მიხედვით ეტაპობრივი დანერგვა ცვლილების რისკს კიდევ უფრო ამცირებს.

რა ღირს Aisitec HR? - გამოწერა ყოველთვიურია და ფასი კომპანიის ზომასა და არჩეულ მოდულებზეა დამოკიდებული. დეტალური პაკეტები შეგიძლიათ იხილოთ aisitec.com/pricing გვერდზე. ხელშეკრულებამდე სისტემის გამოცდა 14-დღიანი უფასო დემო ვერსიით შეგიძლიათ. უხილავი HR ხარჯი უხილავია მანამ, სანამ არ დაითვლი. მოითხოვე 14-დღიანი უფასო დემო ვერსია. www.aisitec.com (+995) 577 78 38 92